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Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung von EveLin

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen eigenen Verarbeitungen ist:

EveLin GbR Lukasstraße 12A 50823 Köln Deutschland E-Mail: info@evelin-ai.com

EveLin ist ein digitales Networking-System für Events. Über einen Event-Link oder QR-Code können Gäste freiwillig ein Kurzprofil erstellen und passende Gesprächskontakte vorgeschlagen bekommen.

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@evelin-ai.com. Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir derzeit nicht benennen.

2. Zwei unterschiedliche Rollen bei Eventdaten

Der jeweilige Organizer entscheidet, ob und für welches Event er EveLin einsetzt, welche Personen eingeladen werden und welche Informationen im Eventkontext erforderlich sind. Für die eventbezogene Durchführung ist deshalb grundsätzlich der im Eventhinweis genannte Organizer verantwortlich. EveLin verarbeitet diese Daten für den Organizer als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO.

Daneben verarbeitet EveLin bestimmte unten bezeichnete, pseudonyme Profil- und Nutzungsdaten für die langfristige Verbesserung des Matching-Produkts in eigener Verantwortung. Dies betrifft ausschließlich die in Abschnitt 6 beschriebenen Daten. Die eventbezogene und die eigene Verarbeitung sind klar voneinander getrennt.

3. Besuch unserer Website und Apps

Wenn Sie unsere Website, die Organizer-App oder die Teilnehmer-App aufrufen, verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Betriebssystem, Referrer-Informationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um das Angebot sicher und technisch funktionsfähig bereitzustellen, Angriffe abzuwehren und Fehler zu analysieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere, stabile und missbrauchsfreie Betrieb unserer Angebote. Server- und Sicherheitsprotokolle werden grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern ihre längere Aufbewahrung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

Für die Auslieferung der Flutter-Webanwendung wird die technische CanvasKit-Runtime über das globale Google-CDN `gstatic` geladen. Dabei erhält Google technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, Zeitstempel sowie Browser- und Headerinformationen. Wir setzen hierfür nach aktuellem Stand keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die zuverlässige Darstellung der Web-App. Wegen des globalen CDN-Betriebs kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Weitere Informationen stellt Google in seiner Datenschutzerklärung bereit: https://policies.google.com/privacy.

4. Organizer-Konto, Vertrag und Support

Wenn Sie für ein Unternehmen oder einen Verein ein Organizer-Konto anlegen oder nutzen, verarbeiten wir insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmen, Rechnungs- und Vertragsdaten, Zugangsdaten in gehashter Form, Berechtigungsrolle, Konto- und Sicherheitsereignisse, Eventkonfigurationen sowie Inhalte der Kommunikation mit uns.

Wir verarbeiten diese Daten, um das Konto bereitzustellen, den Vertrag durchzuführen, Zugriffe abzusichern, Support zu leisten, Missbrauch zu verhindern, rechtliche Ansprüche zu bearbeiten und unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsdurchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für IT-Sicherheit, Betrugs- und Missbrauchsprävention sowie die Verteidigung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen.

Organizer-Kontodaten löschen oder anonymisieren wir nach Ende des Vertrags, sobald sie nicht mehr für diese Zwecke erforderlich sind. Vertrags-, Rechnungs- und Buchungsunterlagen bewahren wir für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer auf. Sicherheits- und Supportdaten werden grundsätzlich innerhalb von 90 Tagen nach Abschluss des Vorgangs gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

5. Eventprofile und Matching im Auftrag des Organizers

Wenn Sie ein Eventprofil erstellen, verarbeiten wir – abhängig von der konkreten Eventkonfiguration – insbesondere Ihren Namen, ein optionales Profilfoto, einen optionalen Erkennungshinweis, Ihr Unternehmen, Kategorien sowie Ihre Angaben zu „Need“ und „Offer“. Eine E-Mail-Adresse von Eventgästen ist für die Nutzung des Matching-Produkts nicht erforderlich und wird im Gastprofil nicht abgefragt.

EveLin verwendet diese Angaben, um für das Event Matching-Empfehlungen, Matchbegründungen und Gesprächsimpulse zu erzeugen und die Matches den jeweiligen Teilnehmern anzuzeigen. Es handelt sich um Vorschläge für Networking-Gespräche; EveLin trifft keine automatisierte Entscheidung, die für Sie rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt.

Für diesen eventbezogenen Zweck verarbeitet EveLin die Daten auf dokumentierte Weisung des Organizers. Rechtsgrundlage und weitere Informationen zur Verarbeitung durch den Organizer ergeben sich aus dessen Event-Datenschutzhinweis. Bitte wenden Sie sich bei eventbezogenen Datenschutzfragen zunächst an den dort genannten Organizer.

Das Foto ist freiwillig. Vor dem Foto-Upload bitten wir gesondert um Ihre Einwilligung. Ohne Foto können Sie das Profil und die Matching-Funktion weiterhin nutzen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie das Foto löschen oder uns unter info@evelin-ai.com kontaktieren.

Name, Foto, Unternehmen, Erkennungshinweis und sonstige allgemeine Freitextfelder außerhalb von Need und Offer werden spätestens 24 Stunden nach Ende des jeweiligen Events gelöscht. Bei einem vorzeitigen Löschverlangen werden sie unverzüglich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Der Organizer kann im Rahmen seiner Verantwortlichkeit eine frühere Löschung anweisen.

6. Langfristige Produktverbesserung und Widerspruch

EveLin verarbeitet die folgenden Daten auch nach dem Event, um die Qualität, Fairness, Sicherheit und Nützlichkeit der Matching-Funktion langfristig zu verbessern: eine technische Profil- oder Gast-ID, Need, Offer, Kategorien, Match-Reason-Score sowie Feedback. Nicht für diesen Zweck behalten wir Namen, Fotos, Unternehmen, Erkennungshinweise oder sonstige allgemeine Freitextfelder außerhalb von Need und Offer.

EveLin verarbeitet diese Daten in eigener Verantwortung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Qualität und Sicherheit eines KI-gestützten Networking-Produkts messbar zu prüfen und weiterzuentwickeln, wiederkehrende Muster zu verstehen, Fehler zu erkennen und die Qualität von Matching-Empfehlungen zu verbessern. Die Daten werden hierfür möglichst datensparsam und über eine technische ID statt über unmittelbar identifizierende Angaben verarbeitet.

Sie können dieser Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Einen Widerspruch können Sie im Profilfluss erklären oder an info@evelin-ai.com senden. Nach einem wirksamen Widerspruch löscht EveLin die gesamte zugehörige Profilzeile einschließlich Need, Offer, Kategorien, Match-Reason-Score und Feedback, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Sie können die Teilnahme am Event und die Matching-Funktion auch nutzen, ohne dieser langfristigen Produktverbesserung zuzustimmen.

7. KI-Dienstleister und Empfänger

Für die Bereitstellung des Matching-Produkts kann EveLin einen KI-API-Dienstleister einsetzen. Der aktuelle Produktivbetrieb mit personenbezogenen Daten über OpenAI wird erst freigeschaltet, wenn die in unserem Datenschutz-Sprint festgelegten technischen und vertraglichen Voraussetzungen erfüllt und dokumentiert sind. Dazu gehören insbesondere die korrekte Zuordnung des Vertrags zur EveLin GbR, eine geeignete Datenverarbeitungskontrolle sowie die technische Konfiguration ohne Speicherung von Responses.

Sobald dieser Dienst produktiv eingesetzt wird, werden für Matching-Zwecke ausschließlich die erforderlichen, möglichst pseudonymen Inhaltsdaten übermittelt, insbesondere technische Profil-ID, Need, Offer, Kategorien und Matchkontext. Nicht übermittelt werden Profilfotos, Namen, Erkennungshinweise oder E-Mail-Adressen von Eventgästen. Der Einsatz kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einschließen. In diesem Fall setzen wir ihn nur auf Grundlage einer nach Art. 44 ff. DSGVO zulässigen Transfergrundlage und der dokumentierten technischen Schutzmaßnahmen ein.

Weitere Empfänger und Auftragsverarbeiter können insbesondere sein:

Wir wählen Dienstleister sorgfältig aus und schließen, soweit erforderlich, Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine aktuelle Liste der Unterauftragnehmer ist Bestandteil der AVV-Anlagen für Organizer.

8. Internationale Datenübermittlungen

Soweit wir Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln oder dort ein Zugriff möglich ist, erfolgt dies nur bei Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Empfänger stützen wir die Übermittlung insbesondere auf einen Angemessenheitsbeschluss, das EU-US Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen. Auf Anfrage erläutern wir die für die konkrete Verarbeitung einschlägige Grundlage.

9. Ihre Rechte

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen.

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für EveLin ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de.

Für Rechte bezüglich eines konkreten Events ist regelmäßig zuerst der Organizer verantwortlich. EveLin unterstützt den Organizer im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Für eigene Verarbeitungen durch EveLin oder wenn Sie nicht sicher sind, an wen Sie sich wenden sollen, kontaktieren Sie bitte info@evelin-ai.com. Eine Ausweiskopie verlangen wir nicht pauschal; wir bitten nur um zusätzliche Angaben, wenn dies zur Verhinderung einer unbefugten Auskunft zwingend erforderlich ist.

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die für ein Organizer-Konto erforderlichen Daten sind für die Einrichtung und Nutzung des Kontos notwendig. Ohne diese Daten kann kein Organizer-Konto bereitgestellt werden. Angaben im Eventprofil sind grundsätzlich freiwillig; ohne die für das jeweilige Profil erforderlichen Angaben können einzelne Matching-Funktionen möglicherweise nicht angeboten werden.

11. Keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO

Die Matching-Funktion erzeugt automatisierte Empfehlungen auf Basis der von Ihnen eingegebenen Inhalte. Sie dient der Unterstützung bei Gesprächen und Networking und trifft keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung. Organizer dürfen die Empfehlungen nach den AGB nicht als alleinige Grundlage für solche Entscheidungen verwenden.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie in unseren Angeboten. Maßgeblich ist der oben angegebene Stand.

Stand: 21. August 2026